2010-5_p36 een geweldig kader

Wat hebben we een geweldig kader - René Suiker

Verslag kaderdag op 16 oktober 2010

Op 16 oktober jl. hield CompUsers weer haar jaarlijkse kaderdag. Op deze dag worden de kaderleden uitgenodigd om met het bestuur van gedachten te wisselen over de koers van de vereniging voor de komende tijd. Uiteraard wordt ook even teruggeblikt op de afgelopen periode, maar de doelstelling van de dag is altijd om te komen tot acties ter verbetering van het reilen en zeilen van onze vereniging.
Normaal gesproken doen we dit bij van der Valk in Breukelen. Toevallig konden we daar vorig jaar niet terecht, toen was uitgeweken naar Ouwehands Dierenpark in Rhenen. Een mooie omgeving, maar niet echt ideaal voor een kaderdag en het was daar toen Koud, met een hoofdletter K.
In Breukelen was het weer piekfijn op orde. De opkomst was iets lager dan vorige keer, maar nog steeds groot genoeg om er een interessante dag van te maken. En interessant is de dag zeker geworden.
Alles was piekfijn geregeld, de secretaris had het logistiek allemaal in de hand, de vice-voorzitter had de inhoudelijke kant helemaal voorbereid. Er was een agenda opgesteld, ambitieus maar haalbaar, zogezegd. Zoals we binnen onze vereniging gewend zijn, werd er ook voor de inwendige mens goed gezorgd.

Agenda

De agenda, zoals gezegd ambitieus, was gepland in eenheden van een half uur. Na een uitgebreide opening, daar ontkom je niet aan, zou er een inleiding over de werkgroepen komen, zouden er werkgroepen ingedeeld worden en aan de slag gaan. Tussendoor een lunch, daarna zou de statutenwijziging besproken worden, waarna de werkgroepen zouden terugkoppelen. De werkgroepen van de eerste ronde zouden zich buigen rondom de activiteitenclusters binnen onze vereniging.
Daarna zouden er nieuwe werkgroepen ontstaan, die de diverse benoemde thema’s mee zouden evalueren en met verbeterplannen zouden komen. Een van deze werkgroepen zou zich bezig gaan houden met het werven van kader en bestuur en zich heel specifiek richten op een profielschets voor de voorzitter van de vereniging.
Tijdens de opening zou de voorzitter de mensen welkom heten, stilstaan bij het afgelopen jaar en vervolgens vooruitkijken naar de toekomst. Daarbij zou hij ook uit de doeken doen waarom CompUsers dit jaar niet mee zou doen aan hcc!digital.
Het zal u opgevallen zijn, dat er nogal veel ‘zouden’ in bovenstaande tekst is opgenomen. Dat klopt, we waren koud begonnen of de voorzitter meldde een ‘vers van de pers’-wijziging op de agenda, want we gingen toch meedoen aan hcc!digital. En, als je op 16 oktober hoort, dat je op 5 en 6 november aanwezig moet zijn en je wilt een uitdagend en stimulerend programma neerzetten, dan zal je toch wat moeten voorbereiden.
De agenda moest dus op de schop, maar dat dan even tussen de bedrijven door. Gelukkig is het kader met het bestuur niet voor één gat te vangen.

Nieuwe agenda

In een mum van tijd werd er een modus gevonden, om de zaak alsnog in goede banen te leiden. De aanpak was geworden, dat we eerst plenair de aanpak tijdens hcc!digital zouden bespreken. Daarover later meer. Vervolgens stelde de vice-voorzitter, dat hij het onderwerp ‘statutenwijziging’ niet per se hoefde mee te maken, omdat hij daar alle elementen wel van kende. Tijdens de bespreking daarvan kon hij met één of twee kaderleden wel een alternatieve agenda voorbereiden voor de rest van de dag.
Rein de Jong en Bas van den Dikkenberg gingen vervolgens mee om samen snel te brainstormen over een nieuwe agenda, want de verwachting was, dat de statutenwijziging een soort hamerstuk zou worden. Uitdagingen volop dus, zelfs al bij het samenstellen van de agenda. Het is leuk om vast te stellen, dat we dankzij goede samenwerking zo snel in staat waren een toch heel flinke wijziging op het programma wel weer in goede banen te leiden.

hcc!digital

Normaal gesproken worden de activiteiten van CompUsers altijd ruim van tevoren goed doordacht; er zit een behoorlijke organisatie achter. We hebben een activiteitencommissie die op basis van het jaarplan telkens de activiteiten organiseert en voorbereidt. Een evenement als de hcc!dagen, daar wordt al vóór de zomer over nagedacht en daar worden acties voor uitgezet. Nu hadden we nog geen maand om alles voor te bereiden.
Maar goed, een groot deel van het kader was nu bijeen, we konden wel gelijk spijkers met koppen slaan. De ruwe contouren van de stand waren bekend en in een half uur stond een concept van een aanpak, inclusief een compleet lezingenprogramma klaar. Ja, die moesten dan zelf nog wel voorbereid worden, maar ook daar hadden we de mensen en de thema’s al voor klaarstaan.
Al met al hebben onze kaderleden een waar huzarenstukje geleverd.

Werken met werkgroepen

De aangepaste agenda liet toch ruimte om ook in werkgroepen aan de slag te gaan. Deze methode gebruiken we al jaren en heeft zijn nut zeker bewezen. In korte tijd kan er veel werk verzet worden en er ontstaan telkens weer goede ideeën om de vereniging op een nog hoger plan te brengen. Als je ergens heel intensief mee bezig bent, dan ontstaat vaak het gevoel dat het nog beter kan, dat het nog beter moet. Dat is vaak ook wel zo, maar soms vergeet je met elkaar de successen te vieren. In de inleiding van het werkgroepengedeelte werd daarom eerst maar eens stilgestaan bij wat we bereikt hebben na de vorige kaderdag. Op zo’n dag ontstaan altijd heel veel ideeën en suggesties, maar je kunt natuurlijk niet alles tegelijk aanpakken. Tenslotte blijven we een vereniging, draaien helemaal op vrijwilligers en hebben we desondanks een welhaast professionele dienstverlening naar onze leden. We hadden dus de ideeën geprioriteerd.
De prioriteit 1 was een Platform Veiligheid en Privacy. Dit is ook van de grond gekomen. Het is nog geen goed geoliede machine, maar de nodige output is al geleverd en er volgt ongetwijfeld nog meer.
Verder waren niet alle doelstellingen uit de top 5 gerealiseerd. Door omstandigheden en personeelswisselingen zat dat er gewoon niet in. Wel is uit deze top 5 nog een aanpassing op de SoftwareBus tot stand gekomen. Dat moest meer een verenigingsblad worden, met behoud van de kwalitatief goede artikelen. Iedereen was het er mee eens, dat hier een grote slag was geslagen.

Werkgroepen aan de gang

De werkgroepen werden ingedeeld, waarbij men nog voor de lunch pauze met elkaar aan de slag ging, ieder rondom een activiteitencluster. Binnen het bestuur, waarbij met name de voorzitter ook de voortrekkersrol had vervuld, waren al wat aantekeningen voorbereid op zaken die beter konden. Omdat we maar ruimte hadden voor één sessie van de werkgroep, werd gekozen voor de activiteiten als primaire insteek. Daarbij kregen alle werkgroepen de opdracht mee om te kijken naar alle thema’s die we binnen de vereniging hanteren.
De activiteitenclusters die we benoemd hadden zijn:

  1. SoftwareBus en Gigahits (en de overige Discware)
  2. Bijeenkomsten
  3. De onderlinge communicatie
  4. De overige dienstverlening.

Oorspronkelijk was ook “Platforms” als activiteit benoemd, maar bij de heroverweging van de agenda werd besloten, dat dit een aandachtspunt/factor is bij elk van de activiteiten. Zodoende werden de platforms dus meegenomen in elk van de werkgroepen.
De thema clusters welke we onderscheiden:

  1. Creatief (foto, video, muziek, websites)
  2. Techniek (operating systems, VoIP)
  3. Nuttige toepassingen (office, boekhouding)
  4. Ontspanning

Bij de aanpassing van de agenda werd besloten het vaststellen van een profielschets voor de voorzitter weer gezamenlijk te doen.

Conclusies

Nadat een eenvoudige doch voedzame maaltijd, maar dan ook echt in ‘OBB te R’-termen, was genuttigd, konden de werkgroepen nog even verder, maar daarna moesten de resultaten wel gepresenteerd worden.
Al met al kwam eruit dat er met name verbetering gewenst is op het gebied van integratie van ons aanbod. De website moet beter aansluiten bij de SoftwareBus, de GigaHits en de SoftwareBus moeten nog meer op elkaar aansluiten. Verder moet de website veel actueler, feitelijk is er behoefte aan een content-manager. De Platforms moeten zich ook beter profileren op de website. Ook moet er nog iets gesleuteld worden aan de formule van de SoftwareBus, met name meer korte ‘tips&trucs.’

Profiel voorzitter

Voor wie dit nog niet weet, Henk van Andel, onze voorzitter, is aan zijn laatste termijn als voorzitter bezig. Hij wil deze periode nog een opvolger inwerken, en hij wil er na vele (tropen)jaren van trouwe dienst een punt achter gaan zetten. Ik verwacht niet dat hij de vereniging helemaal gaat verlaten, maar na alles wat hij voor CompUsers heeft betekend, mag hij wel eens van wat welverdiende rust gaan genieten.
Maar een nieuwe voorzitter, die is niet zo gauw gevonden. De vice-voorzitter aanwijzen als voorzitter, is te kort door de bocht en gaat niet werken. We moeten dus iemand zoeken die aan de volgende eisen voldoet:

  • Flexibel zijn
  • Doortastend zijn
  • Uithoudingsvermogen en doorzettingsvermogen bezitten
  • Gevoel voor trends, ook onder jongeren
  • Gevoel voor cultuur, binnen hcc en CompUsers
  • Een netwerk hebben binnen hcc en CompUsers
  • Communicatief vaardig zijn
  • Leiding kunnen geven en kunnen delegeren
  • Tijd beschikbaar hebben
  • Open kunnen staan voor de mening van anderen
  • Samenbindend zijn
  • Helicopterview en visie hebben

Zo werden nog wel meer eigenschappen genoemd, en duidelijk is wel dat de vereniging op zoek is naar een schaap met wel zeven poten. Het zal nog niet meevallen hier een kandidaat voor te vinden.

Nadat we dit allemaal hadden vastgesteld, was de kaderdag bijna ten einde. Traditioneel werd afgesloten met een kleine borrel. Deze werd aan de bar genuttigd, waarbij de enige wanklank van de dag optrad, want terwijl wij aan de bar bezig waren, werd door het personeel de vergaderzaal al uitgeruimd en zijn alle aantekeningen in de container gegooid. Helaas, kleinigheidje houd je altijd, dus dit ‘verslag’ is grotendeels gebaseerd op herinnering en voorbereiding.

Mocht u als kaderlid dan ook andere herinneringen aan dit evenement hebben, schroom dan niet en spreek mij aan, dan kunnen we dat in de volgende SoftwareBus eventueel rectificeren.

Lees het volledige artikel:
pagina 36 (pdf 767 KB)
pagina 37 (pdf 971 KB)

SoftwareBus: