Page 3 - SoftwareBus 2015-5
P. 3

Teamwork aan de bestuurstafel

                       Onderzoek naar Social Task Management
                                        Deel 1: Het onderzoek

                                       André Reinink

Hoe het allemaal begon                                            Google Docs, Bitrix24, Office 365, Wiggio, Producteev.
                                                                  Zomaar een lijst van resultaten als je zoekt met de genoem‐
Ik maak deel uit van het bestuur van een lokale omroep.           de trefwoorden. Om de kandidaten te beoordelen werk ik
Medio dit jaar kreeg we twee nieuwe, jonge leden. Hoewel          met een simpele matrix. Enerzijds de rij met kandidaten en
ik best wel het een en ander weet van de combinatie in‐           anderzijds de kolommen met hun eigenschappen.
ternet en sociale media, werd ik tijdens een bestuurs‐
vergadering geprikkeld door een opmerking van een van de          Werking beslissingsmatrix
‘jonge jongens’. ‘Gaan we elkaar voor een bestuursvergade‐
ring braaf de notulen en stukken per e‐mail doorsturen of         Aan de eisen, genoemd onder de doelstelling, worden geen
pakken we het moderner aan?’ Ik moest terugdenken aan             concessies gedaan. Eigenschappen als: ‘Hoe ziet de interface
een uitzending van VPRO’s Tegenlicht over Estland. Com‐           eruit?’ kun je met een getal waarderen. Op die manier kun
puters en internet zijn een onderdeel van hun nationale           je een (af)weging maken. De totale score bepaalt de win‐
identiteit. Estland was het eerste land dat door een cyber‐       naar.
aanval werd getroffen. Met het nieuwe vergaderen lopen ze
voorop. Nu loopt het bij onze lokale omroep niet zo’n vaart,      Aan het werk
maar ik was meteen enthousiast om het een en ander uit te
zoeken.

Zoekt en gij zult vinden                                          De pakketten die aan de eisen voldoen en die ik na een eer‐
                                                                  ste schifting interessant genoeg vond om verder te on‐
Mijn vraagstelling in de zoektocht was: ‘Hoe kunnen we met        derzoeken zijn: Asana, Producteev, Trello, Wrike en Bitrix24.
simpele en gratis middelen een verbeterslag maken?’ Welke
mogelijkheden zijn gewenst? Welke interface willen we gaan        Asana
gebruiken? Bij het zoeken op het internet is het juiste zoek‐
woord cruciaal. Project Management, Collaboration Tools,
Calendar, Social Task Management, Productivity Tools. Je
moet er maar op komen. Het zoeken gaat natuurlijk vooral in
het Engels.

Doelstelling

We willen efficiënter vergaderen en minder ‘papierkraam’.         Asana lijkt een grote naam. Hun referenties liegen er niet
Dat betekent dat het op zijn minst mogelijk moet zijn om          om. Grote namen als Dropbox, Uber, Pinterest en Airbnb
documenten op te slaan en om een taaklijst te maken met           schijnen ermee te werken. De standaard versie met
herinneringen. Natuurlijk moet er ook een kalender beschik‐       standaard componenten is gratis tot vijftien gebruikers.
baar zijn. Alle bestuursleden hebben thuis een pc, een            Dustin Moskovitz en Justin Rosenstein, oud‐medewerkers van
smartphone en/of een tablet. De ‘smaken’ zijn Apple               Facebook en Google, zijn de oprichters. Het ziet er flitsend
(smartphone, tablet, pc), Linux (pc), Windows (pc) en An‐         uit. Dashboard, kalender, takenlijst en bestandsopslag zijn
droid (smartphone, tablet). Voor Windows heb ik tablet en         aanwezig. Alles in het Engels, of course. Ik moet in Firefox
smartphone buiten beschouwing gelaten. Windows heeft              wel heel veel scripts toegang geven voordat ik aan de slag
aangegeven het mogelijk te willen maken ook Apple‐apps            kan. En dan de kleine lettertjes: alles blijft jouw eigendom,
(project Islandwood) en Android‐apps (project Astoria) te         maar Asana mag wel jouw spullen gebruiken om hun product
kunnen draaien op Windows 10. Voor zover ik het kan be‐           te verbeteren. Hmmm, er begint iets te kriebelen. ‘Gratis’?
oordelen is daar nog geen sprake van.
                                                                  Producteev
Resumerend

De oplossing moet dus een webinterface hebben en werken
op Android en Apple. De uiteindelijke opdracht is dus: het
vinden van ‘gratis’ software om met minder rompslomp te
vergaderen via Android, Apple en pc. Snel onderzoek geeft
aan dat er voor ons doel nog nauwelijks Windows‐apps zijn.
Het begrip gratis staat overigens bewust tussen haakjes. Ik
kom daar verderop in mijn verhaal op terug.

Beslissingsmatrix met kandidaten                                  Producteev heeft alles aan boord. Van takenlijst tot ka‐
                                                                  lender. Van projecten tot notificaties. De interface is
Basecamp, Teamwork Projects, ActiveCollab, Zoho Projects,         duidelijk. De instellingen zijn duidelijk en begrijpelijk. Met
Trello, Jira, Asana, Podio, Basecamp, Wrike ,Feedcamp,            knoppen is alles makkelijk in te stellen naar behoefte. De
                                                                  standaard features zijn ruim voldoende. Hoewel er veel

                                                               3
   1   2   3   4   5   6   7   8